अभिलेख व्यवस्थापन भन्नाले के बुझ्नुहुन्छ ? यसको महत्व उल्लेख गर्नुहोस्?

नीति निर्माणको आधारशिला

कार्यालयमा प्राप्त भएका तथा कार्यालयबाट अन्यत्र पत्राचार गरिएका विद्युतीय तथा गैरविद्युतीय सामग्रीलाई अभिलेख भनिन्छ । यस्ता कागजपत्र, चिठीपत्र, फिल्म, भिडयो, कम्प्युटर कपीको संकलन, प्रशोधन, संरक्षण, वर्गीकरण, प्राथमिकीकरण, उपयोग र सम्भार गर्ने कार्यको समष्टिलाई अभिलेख व्यवस्थापन भनिन्छ । अभिलेख संरक्षण ऐन र अन्य कानुनले पनि अभिलेखको प्रभावकारी संरक्षण र उपयोगमा जोड दिएका छन् ।

डा. टोकराज पाण्डे (सहसचिव)

अभिलेख व्यवस्थापनको महत्व

–संस्थागत संस्मरण कायम गर्न,
–महत्वपूर्ण सामग्रीको संरक्षण गर्न,
–वर्तमानका अभिलेख भविष्यको प्रयोगमा ल्याउन,
–प्रमाणको वैज्ञानिक संरक्षण गर्न,
–कर्मचारीलाई जिम्मेवार र जवाफदेही बनाउन,
–निर्णय प्रक्रियामा एकरूपता कायम गर्न,
–ठीक निर्णय ठीक समयमा गर्न,
–खोजेका बखत जुनसुकै सामग्री प्राप्त गर्न,
–भावी पुस्तालाई विगतका बारेमा जानकारी दिन,
–समय व्यवस्थापनमा सहजता ल्याउन,
–कार्यालय कक्षको स्थान बचत गर्न,
–सरोकारवालाको पहुँच र पारदर्शिता बढाउन,
–पुरातात्विक महत्वका वस्तु जोगाइराख्न,
–संस्थागत स्मरणलाई मजबुत बनाउन,
–निर्णय प्रक्रियालाई सरल र प्रभावकारी बनाउन,
–आधुनिक प्रविधि प्रयोग गर्न,
–विगतका निर्णयबारे जानकारी दिन,
–अभिलेख चोरी र नष्ट हुन नदिन,
–अभिलेखको प्राथमिकता निर्धारण गर्न,
–संकट व्यवस्थापन गर्न आदि ।

अतः कार्यालयमा प्राप्त भएका वा सिर्जना भएका महत्वपूर्ण कागजपत्रको संग्रह, सुरक्षा, उपयोग र सम्भार गर्नु नै अभिलेख व्यवस्थापन हो । कार्यालयका सम्पूर्ण गतिविधि अभिलेखमार्फत देखिने भएकाले यसको वैज्ञानिक व्यवस्थापन गरी संगठनको हितमा उपयोग गर्नु आजको आवश्यकता हो ।

नयाँ पत्रिका दैनिकमा प्रकाशित आलेख

कमेन्ट गर्नुहोस्